Эффективные рабочие совещания: от слов к делу

Эффективные рабочие совещания: от слов к делу

Рабочие совещания – признанный и достаточно традиционный инструмент оперативного управления коллективом. Но далеко не каждый руководитель умеет эффективно им пользоваться. Нередко совещания, которые проводятся регулярно и длятся часами, воспринимаются сотрудниками как формальная, бесполезная и никому не нужная офисная процедура.

И действительно, плохо спланированное и лишенное конструктивных итогов совещание просто пожирает рабочее время и убивает рабочий настрой участников, порождая апатию. Тем не менее, хорошие управленцы никогда не пренебрегают огромным положительным потенциалом, который несет в себе правильно проведенное рабочее совещание.

Совещания служат для оперативного доведения информации до коллектива, быстрой оценки ситуации, согласования действий сотрудников для достижения поставленной цели, выработки оптимальных решений. Для того чтобы совещания приносили положительный эффект необходимо свести к минимуму их негативные проявления. Для этого нужно придерживаться правил проведения совещаний:

Назначить цель

Целью любого совещания является достижение нужного результата. Это может быть обсуждение текущего положения в компании, подведение промежуточных итогов деятельности, выработка каких-либо стратегических решений или структурных преобразований.

Типичный пример бездарно проведенного совещания, проведенного по схеме «поболтали и разошлись» когда у его участников остается стойкое ощущение бессмысленно потраченного времени.Эффективные рабочие совещания: от слов к делу

По-настоящему полезному совещанию необходимо поставить конкретные цели и задачи. Эффективному совещанию необходима четкая цель и конкретные задачи.

Цели совещания должны иметь форму с акцентом на достижение результата. Это тот момент, когда важен именно результат, например: установить причину возникновения того или иного негативного проявления, а не сам процесс (поговорить о недостатках в работе).

Предварительная подготовка к совещанию

Участником совещания не должен быть сотрудник, которого пригласили на обсуждение за пять минут до начала мероприятия. Он должен заранее знать, о чем пойдет разговор, и иметь время, чтобы к нему подготовится.

Ответственный руководитель как минимум за несколько дней до проведения совещания рассылает материалы, с короткой вступительной статьей, отражающей мнение руководства. Материалы должны быть изложены в доступной форме. Незадействованным в совещании работникам можно тезисами довести его задачи и подлежащие обсуждению вопросы, чтобы они были готовы, в случае необходимости оперативно предоставить участникам требуемую информацию. Те, кто не был на совещании, должны получить подробную информацию о ходе обсуждения, а также протокол с результатами. Это не только дисциплинирует, но и поддерживает у подчиненных чувство сопричастности к принимаемым решениям.

Берегите время

Каждое совещание предусматривает то, что его участники и на некоторое время не смогут выполнять свои производственные функции. Поэтому максимальное время совещания не должно превышать полутора часов. Иногда руководителю, приходится жертвовать принципом коллегиальности и принимать решения там, где это возможно единолично, с целью сохранения дорогого ресурса – рабочего времени.

Председательствующий в ходе обсуждения всегда должен помнить об эффективном использовании отведенного времени. Отсутствие четких временных лимитов превращает обсуждение в бесконечную говорильню. Если руководитель поставил цель выработать какое-то совместное решение, сделал на совещании обстоятельный часовой доклад и в течение оставшихся 10 минут надеется добиться от подчиненных конструктивного обсуждения, он неисправимый оптимист. Дискуссии не будет, все участники думают лишь о том, как поскорее вернуться к работе.Эффективные рабочие совещания: от слов к делу

Чтобы максимально полезно использовать время совещания, руководитель должен оперативно реагировать, если обсуждение какого-либо вопроса несколько затянулось. Необходимо уточнить у участников, следует ли продолжать дискуссию по данной проблеме, или лучше перейти к обсуждению следующего вопроса.

В обсуждении следует делать краткие перерывы. Это помогает участникам легче обрабатывать информацию и работать более интенсивно. Самый нежелательный вариант: время совещания совпадает или пересекается с установленными перерывом на обед или временем окончания рабочего дня. В этом случае никто из участников гарантированно не будет вникать в смысл обсуждения.

Число участников совещания не должно быть больше 20. Чем их больше, тем выше вероятность, того, что обсуждение распадется на несколько независимых от председателя дискуссий. В крупном коллективе рекомендуется в соответствии с японскими производственными традициями проводить совещания малых групп, затем провести совещание их представителей. Нельзя допускать, чтобы совещание затянулось. Нерассмотренные за отведенный лимит времени вопросы разумнее вынести на следующее совещание.

Победить хаос

Эффективные рабочие совещания: от слов к делу

Не позволяйте перекрывать второстепенными разговорами основную тему обсуждения. Если в коллективе избыток сотрудников с высокой харизмой, существует опасность превратить в балаган любое обсуждение. Чтобы этого не допустить руководитель должен составить правила поведения на совещаниях и добиваться их неукоснительного исполнения.

  • никто не перебивает выступающего;
  • хочешь задать вопрос – подними руку;
  • докладчик дает понять, что закончил выступление контрольной фразой либо словом, например: у меня все.
  • хороший прием, применяемый в некоторых организациях, так называемый мячик выступающего — говорит только тот, кто держит в руке мячик.

Обратная связь

Другая крайность, когда сотрудники, формально участвующие в совещании предпочитают отмалчиваться. Очень часто именно они обладают важными сведениями, или необходимой компетенцией.

Совещания проводятся для того, что извлечь максимальный эффект ресурса группы, синергию, увеличить количество альтернативных вариантов достижения цели. Для того чтобы ввести в дискуссию сотрудников-молчунов руководителю необходимо жестко соблюдать принципы коллегиальности:

  • не повышать голос на участников совещания;
  • стараться четко и медленно произносить слова, чтобы донести информацию до присутствующих;
  • после выступления оппонента высказывать контраргументы не лично ему, а всем участникам;
  • претензии оформлять в форме вопросов, а не прямых обвинений;
  • не навязывать свою позицию другим участникам, стараясь в первую очередь выслушать всех участников обсуждения;
  • свое мнение председательствующий высказывает в форме вопроса, например: может лучше обсудить такой вариант…

Итог

Завершая обсуждение, руководитель добивается принятия решения.

Подводя итоги, он оговаривает, что необходимо сделать в какой срок и назначает ответственных лиц. Принятое решение оформляется в протоколе совещания и доводится до сотрудников предприятия.

Совещания необходимо заканчивать только в позитивном ключе. Участники должны уходить с ощущением, что они помогли достичь прогресса в решении обсуждаемой проблемы, а не впустую потратили свое время.

Поделитесь материалом:

Google+ Vkontakte

Оцените статью:

  • 0/5
  • 0 голосов
0 голосовX
Очень плохо! Полохо Так себе Хорошо Отлично!
0% 0% 0% 0% 0%

Уведомление о
avatar